Nii mõnelgi büroojuhil või sekretäril tõusevad ihukarvad püsti kui keset kiiret tööpäeva palub ülemus lisaks kõigele muule hakata ka firma jõulupidu korraldama. Hakkab jälle pihta, alles sai suvepäevi korraldatud… Küll aga tuleb kasuks hulgaliselt nippe, kuidas vältida jõulupeo korraldamisega kaasnevat liigset stressi ning tänu millele ei pea muretsema peo õnnestumise pärast!

Oma aastatepikkuse kogemuse põhjal oleme koostanud listi näpunäidetest, mis tulevad kliendile jõulupeo korraldamisel kindlasti kasuks. Tegelikult kehtivad sarnased nipid ka kõikide muude firmaürituste korraldamisel, olgu tegemist siis seminari, meeskonnakoolituse või suvepäevadega.

1. Selgita välja firma ootused jõulupeole – Ära torma kohe suvalisi peokohti otsima, vaid alusta kõigepealt firma vajaduste kaardistamisest. Ilma baasinfota on väga keeruline sobivat kohta leida ning samuti on ka kohal raske kui mitte võimatu hinnapakkumist koostada. Kogu kokku järgnev info:

– Osalejate ligikaudne arv ning kas peole on oodatud ka kaaslased?

– Millises stiilis peoga on tegemist? Kas pigem mõnus pidulikum koosviibimine või hoopis suurejooneline punkti panemine aastale? Või soovite hoopis stiilipidu?

– Kas soovite pidu korraldada linnas või tahate külastada mõnda põnevamat kohta linnast väljaspool, kus on tõenäoliselt ka paremad tingimused aktiivseteks tegevusteks ja privaatse peo korraldamiseks?

– Kas vajate majutust või transporti?

– Kas soovite koha poolt ka programmi, aktiivseid tegevusi, sauna ja toitlustust? Kõige mugavam on leida koht, mis suudab ise võimaldada ka soovitud lisateenuseid, et te ei peaks oma aega kulutama erinevate teenuspakkujatega suhtlemisele ja kellaaegade klapitamisele. Kõik ühest kohast võttes tuleb üldjuhul ka soodsam.

– Kas ja kui suur on peo eelarve? Siinkohal tuleb arvestada, et tavapärane paaritunnine õhtusöök kujuneb kindlasti soodsamaks kui meelelahutusega jõuluõhtu, kuid viimane pakub kindlasti rohkem elamusi ja on meeldejäävam.

– Kuupäevade valik. Üheks võimaluseks on korraldada firmasisene küsitlus sobivate kuupäevade osas. Teine variant on juhtkonnaga sobivad kuupäevad paika panna ning kolmas variant on valitud kohalt neile sobivad kuupäevad küsida. Ole valmis, et eelistatud kohal ei pruugi olla teie firma jaoks sobivaid kuupäevi pakkuda! Sellisel juhul tasub kaaluda mõnda teist kuupäeva või kohta.

2. Leia sobiv koht ehk kõige raskem osa – Kui esmased kriteeriumid on paika pandud, saate hakata endale sobivat kohta otsima. Siinkohal tulevad abiks erinevad portaalid nagu pidupaev.ee, spoty.ee ja puhkaeestis.ee. Alati tasub ka küsida tuttavatelt ja kolleegidelt soovitusi või googledada. Valikusse võiks jääda umbes 2-3 kohta, kust hinnapakkumine küsida. Võimalusel võiks alati kohta ka eelnevalt külastada, kuna kodulehe piltidelt võib jääda hoopis teine mulje.

3. Aeg – Ära jäta korraldamist viimasele minutile! Jõulupidude periood on väga lühike ja kiire ning valdavalt joostakse tormi ühtedele-samadele kuupäevadele. Populaarseimad on detsembrikuu nädalalõpud enne jõule ning kavalamad broneerivad enda firma jõulupeoks koha ära juba septembris-oktoobris. Toimumiskoha broneerimisel ei kaasne kohustust esitada valitud kohale koheselt 100% täpset infot, vaid piisab vaid eelnevalt kogutud baasinfost, et nad saaksid teile pakkumise teha ja broneeringu kinnitada. Sellega on ka suurem stress ja peavalu seljatatud!

4. Detailid – Kui pidu on nüüd suures pildis paigas, saab hakata mõtlema detailide peale nagu peolaud, programm ja õhtujuht ning majutus ja transport. Alustada tasub alati koha enda poolt pakutavast, kuna neil on sageli pakkuda lai valik teenuseid ning nad oskavad teid programmi koostamisel nõustada ja aidata. Kui koht pakub ise toitlustust, siis tasub üldjuhul alati seda cateringile eelistada, kuna see tuleb soodsam ning söök valmib värskelt sealsamas. Programmi koostamisel võib julgelt koha poolt abi küsida, kuna nemad on enda poolt pakutavate teenustega kõige paremini kursis. Õhtu juhtimise osas tasub arvesse võtta, et kuulsamatel õhtujuhtidel on jõuluperiood samuti väga kiire nii, et kui mõnda väga heal tasemel tegijat tahta, on mõistlik ta juba väga varakult ära broneerida. Meil Paunküla Heaolukeskuses on oma õhtujuht, kes korraldab meeleolukaid seltskonnamänge ning annab ka kõige tagasihoidlikumale peole hoo sisse. Mõnele seltskonnale pole seda vaja, teiste puhul on see aga peo päästnud.

5. Lõplik kinnitus – Tavapärane on, et peokohad (eriti turismitalud ja puhkekeskused) soovivad lõplikku infot osalejate arvu, menüü ja programmi kohta 1-2 nädalat enne peo toimumist. Seda ettekirjutust ei tohi eirata, kuna selle järgi paneb koht paika enda ettevõttesisesed protsessid ja tööjõuvajaduse konkreetse ürituse raames. Nii võibki juhtuda, et küsides näiteks ATV-matka paar päeva enne ürituse toimumist, ei pruugi te seda enam suure tõenäosusega saada. Juhul kui koht ise ei saada teile lõplikku kinnitust ega listi tellitud teenustest, on mõistlik seda küsida ja hoolega üle kontrollida, ega kummalegi osapoolele midagi kahe silma vahele ei ole jäänud. Peopäeval on juba väga raske muudatusi tegema hakata.

Ei saa öelda, et jõulupeo korraldamine just kõige lihtsam ülesanne oleks, kuid järgides neid viite punkti ning alustades ettevalmistustega juba aegsasti, säästate end suuremast stressist ning pidu õnnestub suurema tõenäosusega palju paremini!

PS! Mõned jõulupeoks sobivate kohtade soovitused leiad ka siit: https://arileht.delfi.ee/news/uudised/kuus-kohta-kus-pidada-meeldejaav-firmapidu?id=87891617&fbclid=IwAR10WXUGs6eVs0ARPFwdHjyvl_3GvnEvjhRF3IK2aS8LvUffM3JlbGcfIVc